Este manual foi desenvolvido visando apresentar o CP-Gestor Retail System aos novos usuários, servindo como guia de iniciação e tira dúvidas. É recomendado também aos usuários mais experientes, pois aborda detalhadamente todas as funcionalidades da tela de Importação do XML
A leitura desse manual capacita os usuários do CP-Gestor a realizar lançamentos e pesquisas abordando detalhes importantes para facilitar a operação.
Para acessar a tela, basta clicar na opção do menu : Operacional à Compras/Entrada de Notas Fiscais à Importação XML
Nesta tela o sistema mostra as falhas de importação dos arquivos XML que foram recebidos no Email e o porquê não foram importados. As causas mais freqüentes são: Já existe um XML importado com o mesmo numero de ID, não foi encontrada a loja do XML ( caso a loja não esteja cadastrada em Lojas/Domínios), arquivo XML não é uma NFe ( caso o arquivo esteja corrompido ou incorreto), entre outras.
Obs. É Muito importante manter esta tela de Log sem as falhas (efetuar a limpeza todos os dias).
Os botões acima servem para Pesquisar novos XML, Atualizar a Tela ou Reprocessar Arquivos de XML que estavam com falhas de importação e foram corrigidos.
Esta é a tela de gerenciamento das Notas Fiscais que foram importadas pelo arquivo XML, esta é a etapa que devera ser analisada rigorosamente e corrigida as informações para liberação do Recebimento da Nota Fiscal.
Esta etapa é quando o usuário não irá utilizar mais o XML para dar entrada na nota fiscal ou seja a nota foi devolvida integralmente ou o XML não corresponde a Entrada de Mercadorias, mas por outros motivos. ( devolução de vendas, simples remessa, etc…). É importante sempre deletar os Arquivos que não serão utilizados para não acumular sujeira dentro do Banco de dados e provocar lentidão.
Botão operação: é a tela que determina o código de operação para lançamento da Nota Fiscal Ex. 11200 para entrada de mercadorias para revenda, etc.
As notas que serão atualizadas com o código de operação deverão ser selecionadas na coluna a esquerda.
Logo após deverá ser selecionado o botão “Aplicar” para gravar as alterações.
Tela para reprocessamento de STATUS, logo após realizado algumas mudanças para verificar as alterações é necessário “atualizar” o gerenciamento do XML.
Após selecionar a Nota Fiscal que será liberada deverá ser feita a edição para a liberação do Recebimento.
Confere: Indica que todas as informações contidas no XML estão corretas com as informações contidas dentro do sistema.
Não Confere (Log): Indica que as informações contidas no arquivo XML importado não esta batendo com as informações contidas dentro do sistema e irá indicar qual o motivo do erro. Exemplos mais comuns: Preço acima de 50% do ultimo custo, Etc.
Divergência de Cadastro: Indica que as informações contidas no arquivo XML importado não esta batendo com as informações contidas no cadastro ( produtos, fornecedores, etc.) Exemplos mais comuns: Produto não cadastrado, Etc.
Liberado p/Recebimento: Indica que a nota fiscal já esta liberada para ser recebida.
Nota Fiscal Recebida: Indica que a nota já foi recebida.
Legenda Linha:
Confere: Indica que o produto esta com as informações contidas no XML iguais a do sistema.
Não Confere (Log): Indica que o produto “não” esta com as informações contidas no XML iguais a do sistema.Exemplos: Produto com preço acima de 50% do ultimo custo, tributações divergentes do XML com o sistema, etc.
Não Cadastrado: Indica que o produto do XML não esta cadastrado no Sistema.
Aba Produtos
Nesta etapa o usuário devera corrigir as informações do arquivo XML que não estão batendo com o sistema. Exemplo: na tela acima o sistema acusou que os itens em vermelho não estão cadastrados no sistema, é necessário que o usuário cadastre primeiro os itens e depois reprocesse o XML (na primeira tela)
É importante lembrar que essa tela é uma conferencia do que foi importado pelo arquivo XML, lembrando que deverão ser realizadas as correções das divergências apresentadas pelo sistema para a liberação da nota fiscal para o Recebimento.
Lançamento da GNRE para fornecedores de outros estados
GNRE $: Valor da GNRE
Vencimento: vencimento da GNRE
Duplicata: N° da duplicata ou NFe referente à GNRE
Fornecedor: Fornecedor que gerou a GNRE
Tipo de Pagamento: Tipo de pagamento, exemplo: Boleto ou Dinheiro
Banco: Banco de pagamento.
Aba Duplicatas
Nesta etapa o usuário devera incluir a forma de pagamento referente a nota fiscal que esta sendo recebida.
Tipo de Pagamento à Indica o modo de pagamento da nota fiscal. Ex.: Banco, cheque, a vista, deposito, etc.
Banco Emissor àIndica qual o banco de emissão do documento. Ex.: Bradesco, Brasil, Itaú, etc.
Nº Documento à Indica o numero do documento ( caso não tenha vindo boleto junto com a nota fiscal é importante deixar este campo em branco).
Vencimento à Indica o vencimento do documento.
Valor da Parcela à Indica o valor indicado no documento.
Desconto de fidelidade à desconto acordado anteriormente com fornecedor e incluso no cadastro do fornecedor.
Valor da Parcela Liquida à Indica o valor liquido que será pago.
Aba Resumo
Nesta etapa o sistema apresenta as informações contidas na nota fiscal importada.Ex.: Total Bruto, Descontos, Acréscimos,etc.
Aba Informações Adicionais
Nesta etapa o sistema traz as informações adicionais que estão no arquivo do XML.
Aba Inconsistências
Nesta etapa o sistema traz o log dos produtos que contem erros ou divergências (ver acima a legenda de cores indicadas nos produtos). No campo mensagem o sistema informa o motivo pelo qual esta incorreto. Ex.: Item não localizado na base de dados : indica que o produto não tem cadastro no sistema.
Aba Pedido
Nesta etapa o sistema indica o numero do pedido inserido para este recebimento da nota ( não é obrigatório informar pedido para liberar a nota fiscal).
Após todas as analises feitas na nota fiscal, corrigido as incorreções deverá ser liberada a NF para recebimento. (obs. Lembrando que a nota ainda não esta gravada no sistema, ela esta apenas em “espera” aguardando recebimento.
A próxima etapa será a tela de Romaneio de entrada.
Operacional à Compras/Entrada de Notas Fiscais à Romaneio de Entrada – Recebimento de Mercadorias
Nesta etapa o usuário devera liberar a NF para Recebimento.
Se o usuário utilizar o Modelo de Romaneio é só utilizar as opções da tela.
Consultar Pedido: abre a tela de pedidos com numero do pedido que foi inserido na digitação da nota na tela de Gerenciamento do XML.
Excluir NF: indica a exclusão da nota fiscal liberada, ela retornará para a tela de gerenciamento do XML.
Imprimir Romaneio (espelho cego): Indica a impressão do romaneio de recebimento, o bom do romaneio é que o conferente não tem acesso aos dados da nota evitando assim transtornos com o recebimento.Abaixo a impressão do Romaneio:
Lançar Romaneio: Se for utilizado o Romaneio de recebimento é nesta etapa que deverá ser lançado os dados preenchidos pelo conferente para gravação da nota.Abaixo a tela de lançamento do romaneio :
Finalizar NF´s: Nesta “última” etapa será a finalização da Nota Fiscal ( ou notas caso marque mais de uma opção), é nesta hora que o sistema irá realizar as movimentações financeiras, de estoque, de custos, etc. ou seja é a gravação da nota fiscal.
Para visualizar as notas fiscais gravadas pela tela de XML o sistema apresenta um indicativo de que são resultados de importação do XML.
Abaixo tela de Entrada de Notas Fiscais:
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