Contas a Pagar introdução
Este manual foi desenvolvido visando apresentar o Gestor Retail System aos novos usuários, servindo como guia de iniciação e tira dúvidas. É recomendado também aos usuários mais experientes, pois aborda detalhadamente todas as funcionalidades do modulo de Contas a Pagar
A leitura desse manual capacita os usuários do Gestor a realizar lançamentos e pesquisas abordando detalhes importantes para facilitar a operação.
Para acessar a tela, basta clicar na opção do menu:
Cadastro -> Despesas -> Cadastro
Nome: Descrição da Despesa
Conta Crédito: Nesse campo deverá ser informada a conta contábil que debita essa operação.Obs. Ver o Exemplo.
Conta Débito: Nesse campo deverá ser informada a conta contábil que debita essa operação.Obs. Ver o Exemplo.
Conta Crédito Baixar: Nesse campo deverá ser informada a conta contábil que debita essa operação.Obs. Ver o Exemplo.
Conta Débito Baixa: Nesse campo deverá ser informada a conta contábil que debita essa operação.Obs. Ver o Exemplo.
Aceita Digitação? , se aceita digitação manual ou não.
Sempre Criticar Despesa? Se irá criticar a despesa no relatório de críticas.
Requer N° Documento Fiscal? Se esta despesa requer um documento fiscal.
Menu: Cadastro -> Despesas -> Grupo de despesas
Nesta etapa deverá ser cadastrado um grupo de despesas, para uma melhor organização do sistema.
Menu: Cadastro -> Despesas -> Agrupar despesas
Nesta etapa poderá ser feito o agrupamento de despesas nos grupos que foram cadastrados anteriormente no sistema.
Para agrupar as despesas é necessário selecionar as despesas no lado direito e selecionar a seta 
para a esquerda dentro do grupo determinado.
Para desfazer o agrupamento de uma determinada despesa é necessário selecionar a despesa na esquerda e selecionar a seta
para direita.
Menu: Cadastro -> Bancos -> Cadastro
Nesta etapa deverão ser cadastrados os bancos que serão utilizados.
Menu: Cadastro -> Bancos -> Conta Bancaria
Nesta etapa deverão ser cadastradas as contas correntes que a loja ou as lojas trabalham, podendo assim especificar por loja. Este cadastro será necessário também para a baixa de cartões aonde terá de selecionar a conta corrente na qual é creditado o valor do cartão.
Menu: Cadastro -> Tipo de Pagamento
Nesta etapa deverão ser cadastrados os tipos de pagamentos que serão utilizados nos títulos.
Nesta tela será possível efetuar lançamentos de títulos a pagar avulsos ou visualizar, alterar e baixar títulos lançados a partir da nota fiscal de entrada.
Lançamento de títulos avulsos
Vamos começar pelo lançamento de um título avulso, primeiramente clique no botão título, após clique em incluir, conforme imagens abaixo.
Realize o preenchimento dos campos na sequência, podendo utilizar a tecla TAB para alternar entre os campos, sendo eles:
Loja
Previsão
Tipo
Código C/F
N° Documento
Quantidade de parcelas
Data de Emissão
Data de Entrada
Data de Vencimento
Valor do título
Valor do desconto
Valor do Acréscimo
Observação da impressora
N° Do cheque ou duplicata
Tipo de despesa
Tipo de pagamento
Código do Banco emissor
Código do Banco pagador
Conta Corrente
Conforme imagem de exemplo abaixo:
Após finalizar o preenchimento, clique em gravar.
Caso tenha informado mais de uma parcela o sistema irá abrir automaticamente uma tela com os parâmetros para o parcelamento,
conforme imagem abaixo:
Nesta tela poderá ser alterado o intervalo entre dias de vencimento das parcelas, os valores das parcelas e formato do número de documento, exemplo: parcela/A parcela/B parcela/C ou parcela/1 parcela/2 parcela/3. Clique novamente no botão gravar.
Consulta de títulos avulsos ou lançados a partir da entrada de Notas Fiscais
Existem duas formas para a realização da pesquisa:
1à Informe por qual campo deseja realizar a pesquisa, informe o parâmetro de comparação e o valor que será pesquisado, exemplo: no caso do campo escolhido ser a data de vencimento, informe no campo valor a data de vencimento, caso seja necessário pesquisar por qualquer outro campo, basta selecionar o campo desejado e digitar a informação no campo valor, indicando o parâmetro de comparação, após clique na seta azul e no botão pesquisar ou no ícone da checkbox verde, conforme imagens abaixo:
2à A outra forma de pesquisa, funciona da seguinte forma: clique com o botão direito do mouse na tela, o sistema irá abrir um popup, selecione a forma de pesquisa desejada, exemplo: Loja + Data de vencimento, conforme imagem abaixo:
Em seguida irá abrir um outro popup para que sejam informados os parâmetros de pesquisa de acordo com a opção selecionada na tela anterior, após clique em OK, conforme imagem abaixo:
Baixa de títulos a pagar
Após realizar a pesquisa e localizar o título desejado, conforme pesquisa realizada nas etapas anteriores, selecione o título e clique no botão baixar, conforme imagem abaixo:
Em seguida irá abrir uma nova janela para o preenchimento dos dados da baixa (pagamento), informe os dados e clique no botão Gravar, conforme imagem abaixo:
Perceba que a legenda Cinza significa que o título não está pago e a legenda Azul, indica que o título foi pago.
Baixa de grupo de títulos
Realize a pesquisa conforme os passos anteriores, selecione os títulos a serem baixados e clique no botão grupos, conforme imagem abaixo:
Selecione
a opção Baixar Grupo de
Títulos>>Seleção, conforme imagem abaixo:
Logo após irá abrir uma segunda janela para que seja informado a data da baixa e o número de cheque/documento caso necessário. Clique em OK.
Estorno de título baixado
Primeiramente faça a pesquisa à fim de encontrar o título baixado de acordo com os critérios desejados, conforme orientações sobre a pesquisa nos passos anteriores.
Selecione o título a ser estornado e clique novamente no botão baixar, o sistema apresentará uma mensagem informando que o título já foi baixado e se deseja estorna-lo.
Estorno de grupo de títulos
Da mesma forma que existe a possibilidade de baixar um grupo de títulos, o sistema também permite o estorno de um grupo de títulos.
Faça a pesquisa dos títulos, selecione todos os títulos que deseja fazer o estorno e clique no botão Grupos>>Estorna Grupo de Títulos (Seleção), conforme imagem abaixo:
Botões disponíveis na tela
Pesquisar: Depois de fazer os filtros necessários, o usuário deverá clicar no botão pesquisar para o CPGestor mostrar os títulos.
Consultas: Método de pesquisa rápida.
Limpar: Limpar filtros de pesquisa.
Títulos: Botão para lançamento de títulos Avulsos
Nota Fiscal: Ao selecionar um título e clicar no botão Nota Fiscal o sistema abrirá a nota fiscal, caso exista e esteja atrelada ao título.
Baixar: Baixar títulos ou estornar.
Grupos: Baixar ou estornar títulos.
Excel: Exportação do resultado da pesquisa para Excel.
Log: Log de alteração no título.
Fechar: Fechar a tela de títulos a pagar.
Totalizadores
Na parte inferior da tela será mostrado a somatória dos valores dos títulos selecionados e da pesquisa em geral.
Agora vamos aprender a utilizar a tela de contas a receber, está tela é muito semelhante à tela de contas a pagar, muitos processos que foram detalhados nas etapas anteriores, poderão ser utilizados.
Operacional>>Títulos>>A receber
Nesta tela será possível efetuar lançamentos de títulos a receber avulsos, visualizar, alterar, baixar e estornar títulos.
Lançamento de títulos avulsos
Vamos começar pelo lançamento de um título avulso, primeiramente clique no botão título, após clique em incluir, conforme imagens abaixo.
Realize o preenchimento dos campos na sequência, podendo utilizar a tecla TAB para alternar entre os campos, sendo eles:
Loja
Previsão
Tipo
Código C/F
N° Documento
Quantidade de parcelas
Data de Emissão
Data de Entrada
Data de Vencimento
Valor do título
Valor do desconto
Valor do Acréscimo
Observação da impressora
N° Do cheque ou duplicata
Tipo de despesa
Tipo de pagamento
Código do Banco emissor
Código do Banco pagador
Conta Corrente
Tela com as informações preenchidas:
Após finalizar o preenchimento, clique em gravar.
Consulta de títulos avulsos ou lançados a partir da entrada de Notas Fiscais Eletrônicas
Existem duas formas para a realização da pesquisa:
1à Informe por qual campo deseja realizar a pesquisa, informe o parâmetro de comparação e o valor que será pesquisado, exemplo: no caso do campo escolhido ser a data de vencimento, informe no campo valor a data de vencimento, caso seja necessário
pesquisar por qualquer outro campo, basta selecionar o campo desejado e digitar a informação no campo valor, indicando o parâmetro de comparação, após clique na seta azul e no botão pesquisar ou no ícone da checkbox verde, conforme imagens abaixo:
2à A outra forma de pesquisa, funciona da seguinte forma: clique com o botão direito do mouse na tela, o sistema irá abrir um popup, selecione a forma de pesquisa desejada, exemplo: Loja + Data de vencimento, conforme imagem abaixo:
Em seguida irá abrir um outro popup para que sejam informados os parâmetros de pesquisa de acordo com a opção selecionada na tela anterior, após clique em OK, conforme imagem abaixo:
Baixa de títulos a Receber
Após realizar a pesquisa e localizar o título desejado, conforme a etapa de pesquisa de título relatada anteriormente, selecione o título e clique no botão baixar, conforme imagem abaixo:
Em
seguida irá abrir uma nova janela para o preenchimento dos dados da baixa (recebimento),
informe os dados e clique no botão Gravar, conforme imagem abaixo:
Perceba que a legenda Cinza significa que o título não está pago e a legenda Azul, indica que o título já foi pago.
Baixa de grupo de títulos
Realize a pesquisa conforme os passos anteriores, selecione os títulos a serem baixados e clique no botão grupos, conforme imagem abaixo:
Secione a opção Baixar Grupo de Títulos>>Seleção, conforme imagem abaixo:
Logo após irá abrir uma segunda janela para que seja informado a data da baixa e o número de cheque/documento caso necessário. Clique em OK.
Estorno de título baixado
Primeiramente faça a pesquisa à fim de encontrar o título baixado, conforme orientações sobre a pesquisa nos passos anteriores.
Selecione o título a ser estornado e clique novamente no botão baixar, o sistema apresentará uma mensagem informando que o título já foi baixado e se deseja estorna-lo.
Estorno de grupo de títulos
Da mesma forma que existe a possibilidade de baixar um grupo de títulos, o sistema também permite o estorno de um grupo de títulos.
Faça a pesquisa dos títulos, selecione todos os títulos que deseja fazer o estorno e clique no botão Grupos>>Estornar Grupo de Títulos (Seleção), conforme imagem abaixo:
Botões disponíveis na tela
Pesquisar: Depois de fazer os filtros necessários, o usuário deverá clicar no botão para o CPGestor mostrar os títulos.
Consultas: Método de pesquisa rápida.
Limpar: Limpar filtros de pesquisa.
Títulos: Botão para lançamento de títulos Avulsos
Nota Fiscal: Ao selecionar um título e clicar no botão Nota Fiscal o sistema abrirá a nota fiscal, caso exista e esteja atrelada ao título.
Baixar: Baixar ou estornar títulos.
Grupos: Baixar ou estornar grupo títulos.
Excel: Exportação do resultado da pesquisa para Excel.
Log: Log de alteração no título.
Fechar: Fechar a tela de títulos a pagar.
Totalizadores
Na parte inferior da tela será mostrado a somatória dos valores dos títulos selecionados e da pesquisa em geral.
Relatórios
Relatórios>>Títulos>> A pagar
É possível realizar a pesquisa do relatório por: Data de Vencimento, Pagamento, Emissão ou Entrada (Lançamento). Preencha todos os campos necessários na tela e clique no botão imprimir:
Relatórios>>Títulos>> A receber
É possível realizar a pesquisa do relatório por: Data de Vencimento, Pagamento, Emissão ou Entrada (Lançamento). Preencha todos os campos necessários na tela e clique no botão imprimir:
Relatórios>>Análise Vertical>>Despesas
Deste relatório irá mostrar as despesas em agrupamento.
Para a emissão, informe os filtros necessários e clique no botão imprimir:
Relatórios>>Análise Vertical>>Receitas
Este relatório é semelhante ao relatório anterior, porém irá mostrar as receitas agrupadas por tipo.
Para a emissão, informe os filtros necessários e clique no botão imprimir:
Operacional à Títulos à Autorização de títulos a pagar
Esta tela permitirá ao setor responsável pelo controle e fiscalização de pagamentos, autorizar a baixa em determinados títulos, evitando assim fraudes ou erros.
Primeiramente localize o título a ser autorizado, utilize o mesmo método de pesquisa orientado nas etapas anteriores. Neste caso iremos buscar todos os títulos com vencimento em 07/08/2018:
Após localizar o (s) título (s), selecione-o (s) e clique no botão autorizar, caso seja somente um, ou no botão grupos caso queira autorizar vários títulos de uma vez conforme imagem abaixo:
Perceba que a legenda CINZA significa que o título não está autorizado e a legenda VERDE sendo o título já autorizado.
É possível também desautorizar um pagamento, para isso, pesquise o título, selecione-o e clique no botão autorizar ou grupos, após selecione a opção desautorizar.
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